Lista gości i RSVP — jak zebrać potwierdzenia bez chaosu

Lista gości to fundament całego wesela — pierwsza liczba, od której liczy się wszystko inne. To ona przesądza o wielkości sali, koszcie cateringu, planie stołów oraz liczbie zaproszeń i winietek. Bałagan na liście gości szybko zamienia się w bałagan w budżecie i przy stołach.

Moduł: Goście

Od czego zacząć listę gości?

1. Wypiszcie wszystkich kandydatów — bez filtrowania na start.
2. Podzielcie na kategorie: rodzina Panny Młodej, rodzina Pana Młodego, wspólni znajomi, praca itd.
3. Ustalcie limit — budżet i sala mają swój sufit.
4. Zdecydujcie o zasadach: czy single dostają „+1”, czy dzieci są zapraszane.
5. Przypiszcie osobę odpowiedzialną za każdą stronę rodziny (żeby uniknąć duplikatów).

Kiedy wysłać zaproszenia i RSVP?

Save the date (opcjonalnie): 6–12 miesięcy przed — dla gości z zagranicy lub popularnych terminów. Zaproszenia formalne: co najmniej 6–7 miesięcy przed weselem. Termin RSVP: co najmniej 4 miesiące przed — najlepiej 5 miesięcy — tyle czasu potrzebujecie na plan stołów, catering i winietki.

Co zbierać przy każdym gościu?

• Imię i nazwisko (spójne z winietką).
• Status RSVP: oczekuje / potwierdzony / odmowa.
• Osoba towarzysząca i dzieci.
• Dieta, alergie, preferencje (wegetariańskie, bezglutenowe).
• Nocleg i transport (jeśli organizujecie).
• Notatki: np. „nie może siedzieć przy stole 4”.

Excel vs. Wedding Board — kiedy się przejść?

Excel działa do ~50 gości. Później zaczynają się problemy: duplikaty, brak synchronizacji między Wami, ręczne zliczanie RSVP, osobny arkusz na diety, osobny na stoły. Import CSV do Wedding Board zajmuje minutę — i od razu macie listę połączoną z budżetem i planem stołów.

Jak zamknąć listę gości bez dramatu?

Zamknięcie listy to nie „koniec przyjaźni” — to warunek, żeby catering, sala i winietki dostały poprawne liczby. Ustalcie z partnerem twardą datę i trzymajcie się jej. Dokładki po deadline tylko za Waszą zgodą — inaczej rodzina będzie dokładać gości do ostatniej chwili.

1. Ustalcie deadline RSVP w zaproszeniu (co najmniej 4 miesiące przed weselem, najlepiej 5).
2. Po terminie: jedno przypomnienie, potem lista zamknięta.
3. Przekażcie catererowi liczbę porcji + listę diet w ciągu 48 h od zamknięcia.
4. Dopiero wtedy zacznijcie plan stołów — nie wcześniej.